Qui doit vous payer sur un sinistre, quels délais et pénalités s'appliquent, un calendrier de relance et des modèles de messages par type de donneur d'ordre, jusqu'à l'injonction de payer.
Sommaire
- Qui doit vous payer dans un dossier de sinistre
- Les causes les plus fréquentes d'un retard
- Délais de paiement et pénalités : ce que dit la loi
- Un calendrier de relance simple
- Modèle de relance : assureur ou gestionnaire de sinistres
- Modèle de relance : syndic
- Modèle de relance : propriétaire ou gestionnaire de biens
- Quand passer à la mise en demeure et à l'injonction de payer
- L'injonction de payer en quelques lignes
- Relancer sans perdre le donneur d'ordre
- Ne plus oublier de relancer : le suivi par dossier
Qui doit vous payer dans un dossier de sinistre
Sur un sinistre, celui qui subit le dégât, celui qui commande les travaux et celui qui paie ne sont pas toujours la même personne (voir le guide « Dégât des eaux : qui paie quoi »). Avant toute relance, vérifiez à qui la facture est adressée : c'est le payeur inscrit sur le devis accepté, pas forcément le sinistré. Chaque type de donneur d'ordre a ses habitudes de paiement :
- L'assureur ou son mandataire règle sur la base du mandat ou du devis validé par l'expert. Une facture qui s'écarte du devis validé (poste ajouté, quantité modifiée) est souvent la vraie cause du blocage : vérifiez-la avant de relancer.
- Le syndic règle pour le compte du syndicat des copropriétaires, avec la trésorerie et les validations dont il dispose. Demandez quelle étape manque (validation du conseil syndical, fonds disponibles) plutôt que de redemander simplement le paiement.
- Le gestionnaire de biens transmet souvent la facture au propriétaire, ce qui allonge le délai. Demandez qui valide et qui règle.
- Le particulier est un cas à part : les règles de pénalités entre professionnels ne s'appliquent pas de la même façon (voir plus bas).
Les causes les plus fréquentes d'un retard
Avant de relancer, vérifiez que le retard ne vient pas de votre facture. Une facture non conforme est mise de côté, parfois sans vous prévenir :
- Le numéro de sinistre, la référence du dossier ou le numéro de mission est absent ou erroné.
- Le montant ne correspond pas au devis validé par l'expert, sans avenant accepté.
- La facture est adressée au sinistré alors que le payeur est l'assureur, le syndic ou le propriétaire.
- Une pièce demandée manque : rapport d'intervention, photos, attestation, devis signé.
- La TVA ou les mentions légales sont incomplètes, ou la facture est arrivée à une adresse que le donneur d'ordre ne consulte pas.
- La facture a été envoyée une seule fois, par un canal sans accusé de réception.
Délais de paiement et pénalités : ce que dit la loi
Entre professionnels, le Code de commerce (article L441-10) encadre le paiement. Ces repères sont à recouper avec le texte en vigueur sur Service-Public.fr ou Légifrance : ils ne remplacent pas un conseil juridique.
| Règle | Ce qu'elle prévoit |
|---|---|
| Sans délai convenu | La facture est payable 30 jours après la réception de la marchandise ou l'exécution de la prestation. |
| Délai convenu par écrit | Sans dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (ou 45 jours fin de mois). |
| Pénalités de retard | Exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture. Leur taux est fixé par vos conditions de règlement et ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. Elles doivent figurer sur le devis ou la facture. |
| Indemnité de recouvrement | Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due de plein droit, par facture impayée, entre professionnels. Si vos frais réels sont supérieurs, vous pouvez demander un complément en le justifiant. |
| Particulier | Ces pénalités et ces 40 € ne s'appliquent pas : la voie reste la relance, puis la mise en demeure, sur la base du devis signé. |
Un calendrier de relance simple
Les jours se comptent à partir de la date d'échéance de la facture. Adaptez-les à vos conditions de règlement.
- J+0, le lendemain de l'échéance : rappel courtois par email, facture en pièce jointe, avec une question simple : à quelle date le règlement est-il prévu ?
- J+15 : deuxième relance par email, puis un appel. Rappelez le montant, le numéro de dossier et, si cela s'applique, les pénalités de retard et l'indemnité de 40 €.
- J+30 : mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, avec un délai court (8 jours par exemple).
- Ensuite : requête en injonction de payer si le règlement n'arrive pas.
Modèle de relance : assureur ou gestionnaire de sinistres
« Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture [numéro] du [date], d'un montant de [montant] TTC, relative au dossier [référence du dossier ou numéro de sinistre], est arrivée à échéance le [date]. Pourriez-vous nous indiquer la date de règlement prévue ou, si un document vous manque (rapport, devis validé par l'expert, attestation), nous le préciser afin que nous vous le transmettions aujourd'hui ? Je reste à votre disposition. Cordialement. »
Modèle de relance : syndic
« Bonjour, nous revenons vers vous au sujet de la facture [numéro] du [date], d'un montant de [montant] TTC, pour l'intervention du [date] dans l'immeuble [adresse]. Pouvez-vous nous confirmer qu'elle est bien enregistrée et nous indiquer son échéance de règlement ? Si une validation est en attente (conseil syndical, assemblée), merci de nous préciser laquelle et à quelle date. Cordialement. »
Modèle de relance : propriétaire ou gestionnaire de biens
« Bonjour, la facture [numéro] du [date], d'un montant de [montant] TTC, relative à l'intervention du [date] au [adresse], n'est pas encore réglée. Pouvez-vous nous confirmer qui la valide et la règle, et à quelle date ? Si elle a été transmise au propriétaire, merci de nous indiquer ses coordonnées pour que nous puissions la lui adresser directement. Cordialement. »
Quand passer à la mise en demeure et à l'injonction de payer
La mise en demeure, envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception, fixe un dernier délai : « Nous vous mettons en demeure de régler sous 8 jours la somme de [montant] TTC, majorée des pénalités de retard prévues sur notre facture et de l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. À défaut, nous engagerons une procédure en recouvrement, notamment une requête en injonction de payer. »
L'injonction de payer en quelques lignes
Si la mise en demeure reste sans effet, l'injonction de payer est une procédure simple et peu coûteuse pour une créance claire et chiffrée. Vous déposez une requête auprès du tribunal compétent (judiciaire ou de commerce selon la qualité du débiteur), avec la facture, le devis accepté et vos relances. Si le juge rend une ordonnance, elle est signifiée au débiteur par un commissaire de justice, qui dispose d'un mois pour s'y opposer. Le formulaire de requête et la notice se trouvent sur Service-Public.fr. Gardez en tête que l'action en paiement se prescrit : en règle générale cinq ans entre professionnels, deux ans à l'égard d'un particulier.
Relancer sans perdre le donneur d'ordre
Un assureur, un syndic ou un gestionnaire peut vous confier des dizaines de dossiers : la relation compte autant que la facture. Montez en tension progressivement. Les deux premiers messages supposent un oubli ou un blocage interne, pas un mauvais payeur, et demandent une information (une date, une pièce, un nom) plutôt qu'un paiement. Appelez avant la mise en demeure : un interlocuteur au téléphone débloque souvent en quelques minutes ce que trois emails n'ont pas obtenu. Gardez un ton factuel, citez toujours le numéro de dossier et le montant, et réservez la mise en demeure aux cas où l'échange a échoué. Pour un particulier en difficulté, proposer un échéancier écrit vaut souvent mieux qu'une procédure.
Ne plus oublier de relancer : le suivi par dossier
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