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Chiffrer un sinistre sur place pièce par pièce avec les articles de votre catalogue, préparer le devis, puis produire le rapport de fin de travaux à partir du même rapport.
À quoi sert le rapport de chantier ?
Pour les dossiers après sinistre (dégât des eaux, incendie, démolition…), vous faites l'état des lieux sur place, pièce par pièce, en choisissant dans votre catalogue les prestations à réaliser. Le devis se prépare à partir de cette saisie, puis le même rapport devient le rapport de fin de travaux. Il fonctionne sur téléphone comme sur ordinateur.
Comment l'activer ?
Dans ParamètresTypes de dossier, cochez Rapport de chantier chiffré sur le type voulu. Le bouton Rapport de chantier apparaît alors sur la fiche des dossiers de ce type. Les dossiers des autres types, dont la recherche de fuite, ne changent pas et gardent leur rapport habituel.
À quoi sert le constat ?
En haut du rapport, la carte Constat sert à décrire les circonstances du sinistre et sa cause, en texte libre : ce que vous avez constaté, d'où vient le problème. Le texte s'enregistre quand vous quittez le champ et il est repris en tête du PDF, au pré-rapport comme à la fin de travaux. Décrivez les faits et les lieux, pas les personnes : pas d'informations personnelles ou de santé sur les occupants.
Comment faire l'état des lieux ?
Ouvrez le dossier, puis Rapport de chantier et Démarrer l'état des lieux. Ajoutez chaque pièce (avec sa surface si vous la connaissez), puis tapez un code article ou un nom dans la recherche : touchez l'article pour l'ajouter. Les articles que vous utilisez le plus souvent apparaissent en premier. Réglez la quantité et, si vous voulez, le temps estimé : le total HT et le temps total se mettent à jour.
- Le même article peut être ajouté dans plusieurs pièces
- Le libellé, l'unité, le prix et la TVA sont repris du catalogue au moment de l'ajout : modifier le catalogue plus tard ne change pas un état des lieux déjà saisi
- Les pièces et les articles demandent du réseau ; les photos, elles, peuvent être prises sans réseau (voir ci-dessous)
Comment ajouter des photos, même sans réseau ?
Dans chaque pièce, touchez Ajouter des photos : prenez-les avec l'appareil ou choisissez-les dans la galerie (jusqu'à 20 par pièce, JPEG, PNG ou WebP). Elles sont marquées Avant pendant l'état des lieux et Après en fin de travaux, et apparaissent dans le PDF. Sans réseau (cave, sous-sol), la photo est gardée sur votre appareil, marquée En attente, puis envoyée toute seule dès que le réseau revient.
- Gardez la page Rapport de chantier ouverte : l'envoi se fait tant qu'elle est ouverte, et reprend à votre prochaine ouverture si vous la fermez avant d'avoir du réseau
- Tant qu'une photo est En attente, elle n'existe que sur votre appareil : ne videz pas les données du navigateur et ne désinstallez pas l'application avant l'envoi
- Si une photo est refusée (format, limite de 20), elle reste affichée avec la raison ; vous pouvez l'abandonner
- La position GPS et les données de l'appareil sont supprimées des photos à l'envoi
Comment mettre une photo « après » en face de la photo « avant » ?
En fin de travaux, chaque photo « avant » a en face d'elle une case pour la photo « après » correspondante, par exemple le mur moisi puis le mur refait. Faites glisser la photo « après » par sa poignée jusque dans la case, ou choisissez l'« avant » dans la liste En face de, sans glisser. Pour changer l'ordre des photos « avant », faites glisser une photo sur une autre ou utilisez les flèches. Chaque photo peut avoir une courte légende (par exemple « Mur nord »). Le PDF de fin de travaux affiche les paires côte à côte, avec leurs légendes.
Comment aller plus vite avec les lots d'articles ?
Un lot regroupe des articles de votre catalogue avec leur quantité (par exemple « Dégât des eaux salle de bain »). Un administrateur chiffre une pièce, saisit un nom dans Enregistrer cette pièce comme lot, puis clique sur Enregistrer comme lot. Ensuite, dans n'importe quelle pièce, choisissez le lot dans Ajouter un lot d'articles et cliquez sur Ajouter le lot : tous ses articles sont ajoutés d'un coup, avec les prix du catalogue du jour. Un lot ne stocke aucun prix ; un article retiré du catalogue disparaît du lot. Les administrateurs peuvent supprimer un lot depuis le bloc Lots d'articles en bas de la page, ce qui ne change pas les pièces déjà chiffrées.
Comment créer le devis ?
Un administrateur clique sur Créer le devis : un devis brouillon est créé sur le dossier, avec un titre par pièce puis une ligne par article, que vous pouvez compléter comme n'importe quel devis. Il n'y a qu'un devis par rapport : le bouton devient Ouvrir le devis. Une action à prix ou quantité nul doit d'abord être corrigée.
Faut-il un devis accepté pour planifier ?
Non. La page affiche l'état des devis du dossier à titre d'information, mais rien n'est bloqué : c'est vous qui décidez de planifier avant ou après l'accord de l'expert.
Et si les travaux changent (avenant) ?
Un avenant se crée depuis le devis accepté, comme avant. Il doit lui aussi être envoyé puis accepté avant d'être facturé : le fonctionnement des avenants n'a pas changé.
Comment produire le rapport de fin de travaux ?
Sur la même page, cliquez sur Passer en fin de travaux. Les pièces et les articles saisis sont conservés : pour chacun, indiquez s'il est Réalisé et, si besoin, la quantité réellement réalisée. Ajoutez une conclusion, puis ouvrez le PDF : il présente le prévu, le réalisé et l'écart en quantités, pièce par pièce, sans aucun prix, avec les photos avant et après côte à côte. Le PDF reprend l'en-tête de votre entreprise, les informations du dossier (assurance, expert, n° de mission), le constat, la conclusion et des cases de signature à remplir à la main sur la version imprimée. Vous pouvez revenir au pré-rapport à tout moment.
Qui y a accès ?
Les administrateurs et les techniciens assignés à une intervention du dossier. Les comptables n'y ont pas accès. Seuls les administrateurs créent le devis.